การติดต่อสาร

การติดต่อสื่อสาร

ความหมายของการติดต่อสื่อสาร  คำว่า “Communication” เป็นคำที่มาจากภาษาละตินว่า “Communis” แปลว่า การสร้างอย่างสามัญ การติดต่อสื่อสาร เป็นกระบวนการสำคัญทางสังคมของมนุษย์ มีการนำมาใช้ต่าง ๆ กัน จึงมีผู้ให้ความหมายไว้จำนวนมาก เช่น  อริสโตเติ้ล กล่าวว่า การติดต่อสื่อสาร เป็นวิธีการชักจูงใจที่มีอยู่ทุกรูปแบบ  เอ็ดเวิร์ด  สะเพียร์ การติดต่อสื่อสาร คือการตีความหมายโดยสัญชาตญาณต่อท่าทางที่แสดงเป็นสัญลักษณ์โดยไม่รู้ตัวต่อความคิดและพฤติกรรมของวัฒนธรรมของบุคคล  Everett M.Roger & F.Floyd Shoemaker การติดต่อสื่อสาร คือ กระบวนการซึ่งสารถูกส่งจากผู้ส่งสารไปยังผู้รับสาร  ธงชัย  สันติวงษ์ การติดต่อสื่อสาร หมายถึง การแลกเปลี่ยนข้อเท็จจริง ความเห็นหรือความรู้สึกระหว่างบุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป  วิจิตร  ศรีสะอ้าน การติดต่อสื่อสาร หมายถึง การส่งข่าวสารจากผู้หนึ่งไปยังอีกผู้หนึ่งหรือจากผู้ส่งสารไปยังผู้รับสาร กระบวนการในการส่งหรือการถ่ายทอดจะต้องอาศัยช่องทางการติดต่อและสัญลักษณ์ต่าง ๆ เพื่อให้ถึงผู้รับอย่างรวดเร็วและถูกต้อง จากความหมายของการสื่อสารข้างต้นสามารถสรุปได้ว่า   การสื่อสาร คือ กระบวนการที่ผู้ส่งสารพยายามส่งจินตนาการที่อยู่ในรูปแบบของสัญลักษณ์ รูปภาพ ความรู้สึกไปยังผู้รับสารโดยผ่านสื่อหรือช่องทางการสื่อสาร ความสำคัญของการติดต่อสื่อสาร  การติดต่อสื่อสารเป็นศิลปะอย่างหนึ่งในการบริหาร ที่บุคคลหนึ่งพยายามหาช่องทางที่จะทราบความต้องการของอีกฝ่ายหนึ่ง มีความสำคัญดังนี้ 1. เพื่อให้การวินิฉัยสั่งการเป็นไปด้วยความรวดเร็ว 2. เพื่อให้เกิดการประสานงานที่ดี 3. เพื่อให้การควบคุมงานได้ผลดียิ่งขึ้นและก่อให้เกิดเอกภาพในการบริหาร 4. เพื่อให้เกิดความสามัคคีในหมู่คณะและองค์การ 5. สามารถเก็บข้อมูล และข่าวสารเป็นหลักฐานสำหรับการปฏิบัติงานเป็นอย่างดี ประเภทของการติดต่อสื่อสาร แบ่งประเภทโดยการยึดองค์การเป็นหลัก 1. การติดต่อสื่อสารภายใน (Internal Communication) เป็นการติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคลภายในองค์การเดียวกัน โดยมีจุดประสงค์ให้บุคลากรในองค์การได้ทราบข่าวสารและความเคลื่อนไหว เพื่อชี้แจง นโยบาย กฎ ระเบียบ ที่กำหนดขึ้นให้เข้าใจตรงกัน 2. การติดต่อสื่อสารภายนอก (External Communication) เป็นการติดต่อสื่อสารระหว่างองค์การกับบุคคลภายนอกองค์การ เพื่อเผยแพร่ข่าวสารให้เกิดความเข้าใจเกี่ยวกับกิจการขององค์การ แบ่งตามลักษณะของการปฏิบัติงาน 1. การติดต่อสื่อสารแบบเป็นทางการ หมายถึงการติดต่อสื่อสารที่เป็นระเบียบแบบแผน มีข้อจำกัดวางไว้โดยชัดแจ้ง 2. การติดต่อสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ หมายถึงการติดต่อสื่อสารที่ไม่ได้ดำเนินไปตามระเบียบแบบแผนที่กำหนดไว้ หลักการทั่วไปของการติดต่อสื่อสาร 1. กำหนดจุดมุ่งหมายของการติดต่อสื่อสารให้ชัดเจน 2. กำหนดแผนหรือวิธีการที่จะใช้ในการติดต่อสื่อสาร 3. กำหนดว่าจะใช้อะไรเป็นสื่อ ในการติดต่อสื่อสาร 4. ตรวจสอบเนื้อหาของข่าวสาร 5. ติดตามผลหรือข้อมูลย้อนกลับ เพื่อทราบและปรับปรุงแก้ไข ทฤษฎีการติดต่อสื่อสาร 1. ทฤษฎีสื่อสารเชิงระบบพฤติกรรม เป็นทฤษฎีที่อธิบายการกระทำทางการสื่อสารว่าเป็นระบบพฤติกรรม 2. ทฤษฎีสื่อสารเชิงพฤติกรรมการถอดรหัสและเข้ารหัส คือทฤษฎีที่มุ่งอธิบายกิจกรรมการเข้ารหัสและถอดรหัสของผู้ส่งสารและผู้รับสาร 3. ทฤษฎีสื่อสารเชิงปฏิสัมพันธ์ คือ ทฤษฎีที่มุ่งอธิบายกระบวนการเชื่อมโยงหรือความสัมพันธ์ระหว่างผู้ส่งสารหรือผู้รับสาร 4. ทฤษฎีสื่อสารเชิงบริบททางสังคม คือ ทฤษฎีว่าด้วยปัจจัยที่มีอิทธิพลอย่างสำคัญต่อการสื่อสารของมนุษย์ กระบวนการติดต่อสื่อสาร ส่วนประกอบสำคัญของกระบวนการติดต่อประกอบด้วย 1. ผู้ส่งข่าวสารข้อมูล 2. ผู้รับข่าวสารข้อมูล 3. ช่องทางการติดต่อสื่อสาร 4. สัญลักษณ์ต่าง ๆ รูปแบบของการติดต่อสื่อสาร รูปแบบของการติดต่อสื่อสารภายในองค์การมี 4 รูปแบบ 1. การติดต่อสื่อสารจากบนลงล่าง เป็นลักษณะการติดต่อสื่อสารที่เป็นไปตามสายบังคับบัญชาจากบนลงล่าง 2. การติดต่อสื่อสารจากล่างขึ้นบน เป็นลักษณะการติดต่อสื่อสารจากผู้ใต้บังคับบัญชาหรือผู้ร่วมงานไปยังผู้บังคับบัญชาระดับสูง 3. การติดต่อสื่อสารแบบแนวนอน เป็นลักษณะการติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคลที่ดำรงตำแหน่งอยู่ในระดับเดียวกันหรือใกล้เคียงกัน 4. การติดต่อสื่อสารแบบแทยงมุม เป็นลักษณะการติดต่อสื่อสารในแนวไขว้ จะถูกใช้น้อยที่สุดในองค์การ ลักษณะการติดต่อสื่อสาร 1. เป็นพลวัตร 2. เป็นกระบวนการ 3. เป็นกระบวนการที่ย้อนกลับ 4. เป็นกระบวนการของการปรับสัญญาณ 5. เป็นการแสดงความสัมพันธ์ได้ทั้งลักษณะสมดุลและสนับสนุน การติดต่อสื่อสารระหว่างมนุษย์ อาจเกิดขึ้นได้ 4 ทาง คือ 1. การใช้คำพูด 2. ไม่ใช้คำพูด ได้แก่ ภาษาเงียบ การสัมผัส การใช้ภาษาท่าทาง 3. การใช้สัญลักษณ์ 4. รูปภาพ เครือข่ายการติดต่อสื่อสาร  คือ เส้นทางการไหลของข้อมูลระหว่างบุคคลในองค์การ รูปแบบของเครือข่ายการติดต่อสื่อสารที่ประกอบด้วยบุคคล 5 คนนั้นมีด้วยกัน 5 รูปแบบ 1. เครือข่ายวงล้อ 2. เครือข่ายแบบตัววาย 3. เครือข่ายแบบลูกโซ่ 4. เครือข่ายแบบวงกลม 5. เครือข่ายแบบวงกลมเปิด อุปสรรคของการติดต่อสื่อสาร 1. ผู้ส่งข่าวสารขาดทักษะในการสื่อสาร 2. ผู้รับข่าวสารจะเลือกรับข้อมูลตามความเชื่อ 3. ลักษณะและขนาดองค์การ 4. ภูมิหลัง 5. อารมณ์ 6. ทัศนคติของบุคคลที่มีต่อกัน 7. การขาดข้อมูลป้อนกลับที่ดี การปรับปรุงเพื่อการติดต่อสื่อสารที่มีประสิทธิผล 1. การสร้างบรรยากาศอันมีลักษณะสนับสนุน 2. การติดต่อสื่อสารแบบสองทาง หรือแบบย้อนกลับ 3. การเปิดโอกาสให้ผู้รับข่าวสารมีส่วนร่วม 4. การส่งข่าวสารข้อมูลในหน่วยงานที่เล็กหรือในกลุ่มคนจำนวนน้อย ประโยชน์ที่จะได้รับจากการติดต่อสื่อสาร 1. ช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างถูกต้องและรวดเร็ว 2. เป็นบ่อเกิดของความสามัคคี 3. ช่วยเป็นขวัญและกำลังใจของผู้ปฏิบัติงานดีขึ้น 4. ช่วยให้การควบคุมงานได้ผลดีขึ้น และก่อให้เกิดเอกภาพในการบังคับบัญชา 5. ทำให้มีการประสานงานดีขึ้น การติดต่อสื่อสารเป็นกระบวนที่สำคัญในการบริหาร โดยเฉพาะการอำนวยการเนื่องจากในทุกขั้นตอนของการบริหารย่อมมีการติดต่อสื่อสารเข้าไปเกี่ยวข้องอยู่ด้วยเสมอ ดังนั้นในการบริหารงานองค์การ ผู้บริหารต้องให้ความสำคัญในเรื่องการติดต่อสื่อสารเป็นอย่างยิ่งเพราะความสำเร็จองค์การไม่อาจเกิดขึ้นได้ถ้าขาดการติดต่อสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ที่มา http://www.rpk.ac.th